อันนี้เป็นมารยาทญี่ปึ่นเลยนะ ตามบริษัทเขาจะมีอบรมให้
สำหรับคำถาม ขอตอบอย่างนี้
ただいまAさんは席を外れています。Aさんは戻ってきたら伝えますからご用を教えてください。
ตอนนี้คุณ A ไม่อยู่ที่โต๊ะ ถ้าเขากลับมา จะแจ้งให้ทราบ ไม่ทราบว่ามีธุระอะไรหรือครับ？
ถ้าจะบอกว่าออกไปข้างนอก ใช้ 外出しています。
ถ้าจะบอกว่าไม่อยู่ ใช้ 留守しています。
ถ้าต้องการศึกษาเพิ่มเติม ลองดูจาก https://www.google.co.jp/?gws_rd=ssl#q=%E3%81%8A%E5%AE%A2%E3%81%A8%E6%8E%A5%E5%BE%85%E3%82%A8%E3%83%81%E3%82%B1%E3%83%83%E3%83%88 มีด้วยกันหลายเรื่อง

ถ้าจะถามว่า "มีเรื่องด่วนไหมคะ" เปลี่ยนเป็น "จะเรียนให้คุณ A ทราบ" ดีมั้ยคะ
เพราะถ้าถามว่า "มีเรื่องด่วนไหมคะ" มันฟังดูเหมือนว่า "ถ้าเรื่องไม่ด่วน จะไม่ช่วยจัดการให้เหรอ" ค่ะ

มีเรื่องด่วนไหมคะ →　お急ぎな事件がありませんか。
ถ้ามีเรื่องฝาก จะเรียนให้คุณ A ทราบค่ะ →　ご伝言がありますから、Aさんにお伝えします。